Как быстро и легко автоматизировать этот участок
На вопросы корреспондента газеты «Информационные технологии в строительстве» отвечает Андрей Травкин
Несмотря на важность автоматизации управленческого учета, не все строительные компании готовы сразу целиком автоматизировать свой бизнес, полагая, что дело это хлопотное и затратное. Однако внедрять информационные технологии можно и поэтапно, без серьезных нагрузок на бюджет и расширения собственного штата, с достаточно быстро ощутимым эффектом от внедрения программ. О том, как одна программа может облегчить жизнь сразу многим специалистам строительных компаний, рассказывает директор ООО «АЛТИУС СОФТ» Андрей ТРАВКИН.
— Программа «АЛТИУС — Управление строительством» была разработана нами специально для строительных компаний. На сегодняшний день это единственная в России тиражная программа, предназначенная для управления строительным предприятием.
Ее особенность в том, что она легко внедряется постепенно, модуль за модулем. Начать стоит с самого важного и наиболее простого для автоматизации участка — учета договоров. При этом компании не придется нанимать дополнительных сотрудников — с новыми операциями после обучения успешно справится тот специалист, который уже ведет в фирме реестр договоров.
ИТС: В чем же состоит преимущество учета договоров с использованием ПК «АЛТИУС – Управление строительством»? Ведь и без того компании хранят договоры в электронном виде…
— Дело в том, что, автоматизировав учет договоров (т. е. введя в оболочку программы необходимые данные), вы получаете одновременно множество других возможностей. Программа автоматически подготовит планы по ресурсам, финансовым средствам, выполнению работ, снабжению материалами — создаст более 60 аналитических отчетов, которыми могут воспользоваться специалисты соответствующих отделов.
С помощью программы можно определить, какова в связи с предстоящим объемом работ потребность в материалах, рабочей силе, финансовых ресурсах, оценить фактические возможности компании и обнаружить слабые места. Так, финансисту будет представлен график платежей, прорабу — информация о том, какие материалы и к какой дате ему потребуются в соответствии с подписанным договором и т. п. Руководитель видит картину в целом вплоть до финансовых прогнозов, если речь идет о крупной компании, ведущей несколько объектов и связанной с большим количеством контрагентов.
Программа предоставляет возможность проследить историю выполнения работ по договорам. Каждое из направлений можно детализировать, посмотреть отчеты по хронологии, чтобы найти в конце концов источник возникшей проблемы.
Если ваша организация работает по договору как заказчик или генподрядчик, программа автоматически составит договор с подрядчиком. Если же вы являетесь подрядчиком — спланирует вам работу.
Всего в программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно учитывать около 30 типов документов: приложения к договору (фактически локальные сметы или укрупненные расценки), акты выполненных работ, наряды, приходные накладные и т. д., которыми также можно воспользоваться. Предусмотрена возможность хранения типовых договоров: необходимые шаблоны создаются один раз в MS Word, и после этого документы, сформированные с их использованием, можно печатать прямо из программы.
Если у вас в каком-то из параметров договора произошло изменение (например, объем работ увеличился или сократился), программа мгновенно перепланирует всю работу. Представляете, сколько времени потребовалось бы человеку, чтобы все это сделать с калькулятором в руках? То есть в итоге вы получаете совершенно другое качество анализа, планирования и контроля собственной деятельности.
ИТС: Хорошо, Андрей Леонидович, программа, как вы сказали, выявит узкие места в планировании и деятельности предприятия на самых ранних этапах. Что следует за этим?
— Далее руководитель или ответственный сотрудник будет принимать решение, что делать, например, с дефицитом трудовых или финансовых ресурсов. Программа не может вам подсказать, как правильно поступить в той или иной ситуации. Задача управленческой программы — лишь обработать данные, провести все расчеты, отобразить отклонения от плановых или нормативных показателей, а принять решение может только человек.
Следует отметить, что при этом специалисты избавляются от рутинной работы. Если данные введены правильно, то возможность ошибки в подсчетах исключена, а сам процесс обработки информации занимает мизерное время. В программу может быть внесено любое количество договоров, по каждому из которых будут составлены десятки аналитических отчетов. Кроме того, появляется возможность напоминания обо всех мероприятиях по договорам и печати договоров по стандартным шаблонам компании.
ИТС: Кого вы рекомендуете обучить работе с вашей программой и сколько времени это потребует?
— Всех, кто занимается работой с договорами. В крупных компаниях это могут быть десятки человек, в небольших — единицы. Хочу подчеркнуть, что речь идет не о юристах, а именно о тех, кто, как говорят строители, отслеживает договоры. На обучение работе со всем программным комплексом им понадобится не больше 20 часов. Если же речь идет только об учете договоров с заказчиками и подрядчиками, то от 4 до 10 часов.
Беседовала Анна ПЕТРОВА
Вся информация на сайте носит справочный характер и не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 Гражданского кодекса Российской Федерации. Технические параметры (спецификация), комплект поставки товара, лицензий, состава услуг могут быть изменены производителем без предварительного уведомления.
Во избежание недоразумений для получения точной информации о стоимости и наличии представленного на сайте товара, услуг, лицензий, пожалуйста, дополнительно узнавайте по телефону или электронной почте.