Как строительной компании победить в борьбе с документами
Учет договоров — их формирование, учет деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение — часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками и подрядчиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Модуль «АЛТИУС — документооборот» создан специально для участников строительного комплекса и предназначен для комплексной работы с документами. При этом времени, чтобы научиться им пользоваться, потребуется совсем немного.
Разработчик программы — московская компания «АЛТИУС СОФТ» — прежде чем представить продукт широкой публике, серьезно погрузилась в тему, т. е. решала подобные задачи по заказу множества строительных организаций России. Затем на основе накопленного опыта предложила тиражную программу «АЛТИУС — документооборот», предназначенную для учета визирования, движения, хранения документов, контроля за выполнением обязательств по договорам (если точнее, то «АЛТИУС — документооборот» — один из модулей разработанного компанией специально для строителей ПК «АЛТИУС — Управление строительством», который можно приобрести отдельно от всего ПК).
«Отсутствие порядка в хранении договоров, актов, других документов — общее место в работе всех строительных компаний. Однако внедрение несложной по функционалу программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам», — утверждает генеральный директор «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.
Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами, в том числе договорами, у любой строительной компании — систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует.
Управленцы строительных компаний знают, что объем работы с документами маленьким не назовешь: необходимо заполнить договора, не ошибившись при этом в реквизитах, завизировать их как внутри компании, так и у контрагентов, постоянно контролировать перемещение бумажных экземпляров договоров (где хранится, кто ответственный, кто и когда взял документ, когда вернул и т. п.), иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, допсоглашений. «Если объектов несколько, все эти документы могут занимать буквально полки томов», — уточняет Андрей Травкин. Ну, а поскольку договора связаны, как правило, с обязательствами, учет деятельности по ним — еще одна сфера ответственности, входящая в компетенцию управленцев.
Программа «АЛТИУС — документооборот» предусматривает весь набор вышеперечисленных функций как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров. Карточка каждого договора содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору (в строительном холдинге их может быть несколько), объекта, ответственное лицо и т. п. При этом ситуации, когда неизвестно, находится ли бумажный документ у контрагента, в секретариате, юридическом отделе или в бухгалтерии — программа просто исключает, поскольку отражает перемещение оригиналов документов.
«АЛТИУС — документооборот» позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины такой задержки. Иными словами, отображает жизненный цикл документа. При этом разработчик подчеркивает, что готов предложить структуру подчиненности документов в зависимости от потребностей заказчика. Например, сделать ее такой: договор с заказчиком — чертежи — приложения к договору — акты выполненных работ — оплата по этапам договоров — переписка, касающаяся договора (входящие, исходящие письма).
Кроме того, программа возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании разные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному за тот или иной участок на любом из этапов действия договора. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3) и даже стоимость выполненных работ. Также в любой момент ПК сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.
Основная изюминка программы, подчеркивает компания-разработчик, — простота ее использования. «Наша программа не перегружена функциями, которые редко используются в повседневной практике строительных компаний, — говорят в «АЛТИУС СОФТ». — Мы предложили все только самое необходимое для учета документов».
В общем, программа обеспечит полный порядок на «бумажном» фронте.
Анна Петрова
Вся информация на сайте носит справочный характер и не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 Гражданского кодекса Российской Федерации. Технические параметры (спецификация), комплект поставки товара, лицензий, состава услуг могут быть изменены производителем без предварительного уведомления.
Во избежание недоразумений для получения точной информации о стоимости и наличии представленного на сайте товара, услуг, лицензий, пожалуйста, дополнительно узнавайте по телефону или электронной почте.