Если управленческий аппарат строительной компании малочисленный

В небольших строительных компаниях сотрудник сметно-договорного отдела (СДО) обычно выполняет массу функций, которые прямого отношения к его должностным обязанностям не имеют.

Если в крупных строительных компаниях предусмотрено наличие юридического отдела, который отдельно занимается договорами, есть планово-экономический отдел (ПЭО), рассчитывающий рентабельность проекта, то в небольших компаниях таких служб, как правило, не предусмотрено.

Часто бывает, что сотрудник СДО выполняет все эти функции: готовит договоры, ведёт реестры, отслеживает сроки, рассчитывает плановую, реальную сметную прибыль (не ту, которая была показана  в сметной компьютерной программе, а ту, на которую организация рассчитывает). Ведь сметные и внутренние тарифы в строительстве сильно разнятся. Соответственно, сотрудник СДО должен учитывать и те, и другие, имея возможность назвать разницу между сметной и реальной стоимостью работ, заработной платой и так далее.

Крупная и некрупная строительная компания

Причём в строительстве такие понятия как «крупная» и «некрупная» компания довольно-таки неоднозначны. Например, её штат может состоять всего из десяти человек. И такая компания своими силами не выполняет строительные, монтажные, пусконаладочные работы. Она имеет только управляющий аппарат, а все остальные аспекты строительства передаёт на субподряд. Однако эта компания вполне может выполнять многомиллиардные проекты. Например, получая государственные заказы, имея налаженные, долгосрочные деловые отношения с субподрядчиками. Иными словами, по численности штатного персонала относиться она может к малому бизнесу, а по финансовым показателям, уровню прибыли быть на уровне крупного бизнеса.

В то же время, строительная компания, в штате которой числятся и работают монтажники, сотрудники строительных специальностей, большими оборотами может и не похвастаться, потому что объём заказов может быть непостоянным.

Наверное, данная статья всё же будет интересна тем строительным компаниям, которые сами являются не очень крупным генподрядчиком или субподрядчиком. Как правило, управленческий аппарат таких компаний малочисленный и сотрудникам, которые не работают на строительной площадке, а находятся в офисе, приходится совмещать несколько функций.

Специализированное «Готовое решение для СДО»

Возвращаясь к сотрудникам СДО, хочется привести в качестве примера специализированный инструмент, который бы помогал в ежедневной работе и существенно облегчал ведение управленческого и договорного учёта. Речь идёт о компьютерной программе «Готовое решение для СДО».

В программе реализованы следующие функции:

Подготовка и учёт договоров по единым стандартам. Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.

• Распределение работ по субподрядным организациям с их дальнейшим контролем сроков, объёмов, стоимости.
• Формирование и проверка КС-2, КС-3.
• Ведение документооборота (хранение, визирование, сканирование документов, контроль перемещения бумажных копий).
• Сквозной учёт всей цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик (рисунок 3).
• Система напоминаний для возможности поэтапного отслеживания каждого договора.
• Импорт смет из MS Excel и сметных программ, а также формирование коммерческих смет по собственным, внутрифирменным нормативам (как для заказчика, так и для подрядчика).
• Получение отчётов по выполнению работ, проектов, договоров, которые демонстрируют всё, что касается заказчиков, субподрядчиков и распределения работ.
• Ведение «Карточки подрядчика», в которой можно отследить всю историю работ с конкретным подрядчиком за любой период времени.
• Работа в единой базе контрагентов (заказчиков и субподрядчиков). Причём такой базы нет в ни бухгалтерии, ни в любом другом отделе. В ней содержатся все данные о субподрядчиках, даже о тех, сотрудничество с которыми по каким-то причинам не состоялось.

Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела. Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать. В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность.
 
Порядок цен на программу «Готовое решение для СДО»

Стоимость пяти лицензий такой программы составляет 195 000 рублей (менее 40 000 рублей на одно рабочее место). Причём пять лицензий могут устроить и отдел, в котором работает более пяти человек. Достигается такая возможность благодаря конкурентоспособности лицензии. Одновременно вводить данные в программу или редактировать их могут не более пяти пользователей.

Если же в программу войдёт шестой пользователь, то он уже не сможет этого делать (будет действовать техническое ограничение). Однако в демо-режиме посмотреть данные, введённые другими пользователями, возможность останется. Увидеть можно отчёты, документы, реестры.

Для сотрудников, которые для осуществления своей деятельности должны располагать сведениями из них, этой возможности вполне достаточно. Более того, даже напоминания о важных событиях пользователь, который работает в программе в демо режиме, получать будет. Например, это напоминания об окончании сроков действия договоров и других документов.

Есть разработчики, которые придерживаются правила, не позволяющего даже в демо-режиме просматривать данные. Компания «АЛТИУС СОФТ» к таковым не относится.

Сравнивая стоимость ПО

Целью этой части статьи не является очернить сметное программное обеспечение (его мы приведём для наглядности). Просто это наиболее близкий по смыслу пример. Программа «Готовое решение для СДО» сметную программу не дублирует и не заменяет.

Если строительная компания работает в нескольких регионах, то для того, чтобы составлять сметы для заказчика и определять стоимость строительных работ, ей необходимо приобрести сметную программу с нормативами тех регионов, в которых она осуществляет свою деятельность.

Как правило, в одном регионе могут использоваться несколько видов нормативов. Например: ГЭСН (Государственные элементные сметные нормы на строительные работы), ФЕР (Федеральные единичные расценки на строительные конструкции и работы), ТЕР (Территориальные единичные расценки в строительстве), ТСН (Территориальные сметные нормативы города Москвы в уровне цен на 2001 год).

Обычно стоимость одной сметной программы с необходимыми сборниками на одного сметчика составляет порядка 100 000 рублей. И для того чтобы поддерживать сметные нормативы в актуальном состоянии на текущий период времени строительная компания для каждой сметно-нормативной базы должна приобретать индексы пересчёта сметной стоимости в текущий уровень цен и справочники текущих цен на материалы. Средние ежемесячные траты в этом случае составят от 5000 до 15 000 рублей. В итоге, 100 000 рублей строительной компании нужно выделить на покупку одной сметной программы и от 60 000 до 180 000 рублей в год следует выделять на её обновление.

При этом сметная программа автоматизирует одного сметчика, а программа «Готовое решение для СДО» автоматизирует целый отдел. К тому же, то, что указывается в сметах для заказчика, не соответствует реально выполняемым работам и структуре затрат. Сметные нормативы никак не помогают компании-исполнителю (подрядчику) понимать её реальное положение. Состав затрат, договорные расходы, сметная прибыль, фонд оплаты труда – всё это содержится в сметной программе, но по сути является только обоснованием стоимости для заказчика, и никак не способствует улучшению, стандартизации внутреннего управления компании-исполнителя. Управлять ресурсами, финансами предприятия сметные программы не помогают. И зачастую сметы делаются для того, чтобы утвердить финансирование. А в ряде случаев без смет, составленных по этим нормативам, заказчик строительства просто не подпишет договор.

Справедливости ради надо сказать, что сметная программа используется не всегда. То есть, применительно к некоторым проектам приобретать её не нужно. Но зависит это «нужно» или «не нужно» исключительно от требований заказчика строительства. Если финансирование бюджетное, то в большинстве случаев наличие сметных нормативов и, как следствие, сметных программ обязательно. Когда же работа идёт за счёт коммерческих инвестиций, то необходимости в сметной программе может и не быть.

Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается

«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой, и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка. Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО действительно назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела. Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет. На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.

Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций. Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются. По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса.

Автор: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.