Управляем строительством в кризис, не теряя заказчиков, или сотрудники, тендеры и VIP-клиенты

В период кризиса важен каждый заказчик, каждый платёж. Компании становятся более человекозависимы - в частности, от сотрудника, который работал с тем или иным заказчиком, клиентом. Если этот сотрудник заболел, уехал в отпуск, то сложно понять, в каком ключе нужно общаться с клиентом, какими были договорённости и так далее.

Кроме того, строители общаются с гораздо более широким кругом контрагентов, нежели, например, представители торговых организаций. Это: инвесторы, заказчики, подрядчики, поставщики, фонды, инспекции, государственные учреждения. При этом с каждым типом контрагентов существуют свои нюансы общения, персональные договоренности. Всё это нужно держать под контролем, организовывать, делая так, чтобы взаимоотношения были упорядоченными.

Ещё строительная организация отличается от торговой тем, что менеджер оптовой торговой организации, как правило, всегда в офисе. В строительстве же все сотрудники, обычно, в разъездах, прорабы на объектах.

Плюс ко всему, в строительной организации общение всегда ведётся с разными сотрудниками компании-контрагента. Так, по вопросу подписания дополнительных соглашений к договору нужно общаться с одним сотрудником, по вопросу подписания актов – с другим. Иными словами, в рамках одного проекта порой нужно вести переговоры с десятками ответственных лиц. И вся история, независимо от того, в офисе сотрудник строительной компании или нет, должна содержаться в одном месте, включая все планы по датам, актам, платежам, договорам.

И внутри строительной организации должно осуществляться внутриведомственное взаимодействие, координироваться работа. Планы должны передаваться от одного сотрудника другому, а у руководителя должна быть возможность отслеживать результаты работы сотрудников.

Особенно важны все эти аспекты при подготовке тендерной документации. Для начала нужно в целом понимать целесообразность участия в тендере, отвечая на вопросы: «Стоит ли вообще сейчас браться за те работы, на тех условиях, что предлагает заказчик»? Для этого необходимо оценить и проанализировать плановые показатели себестоимости, рентабельности. Если они соответствуют ожиданиям строительной компании, то следует выходить первыми с предложением, опережая в этом конкурентов, готовить тендерную документацию максимально оперативно.

В рамках данного материала хотелось бы рассмотреть вопрос управления строительством не с точки зрения работы, которая направлена на контроль и планирование сроков, ресурсов и финансов, а на поддержание и оптимизацию отношений с контрагентами. И, конечно, привести удачные примеры отраслевых компьютерных программ, которые ориентированы на достижение данной цели.

Программа «АЛТИУС – CRM и Документооборот»

В данном случае речь идёт о программе, которая входит в линейку отраслевых продуктов, разработанных компанией «АЛТИУС СОФТ». И здесь стоит понимать, что в строительстве планировать звонки, встречи, мероприятия нужно не просто по контактным лицам, сотрудникам, но и по этапам договора, по проектам, по документам, по объектам.

Некоторые возможности программы:

ЧАСТЬ CRM

Планирование, результативность и учёт контактов с заказчиками: «дожимаем» заказчиков.

Слово «дожимание», возможно, кому-то покажется несколько резким. Однако именно оно наиболее полно отражает, то, что нужно делать в профессиональных отношениях с заказчиками. Постоянный контроль того, что происходит в процессе переговоров, играет важную роль. Если сотрудник не смог связаться с заказчиком «сегодня», то нужно сделать это «завтра», задав в программе напоминание. Если запись сделана в блокноте, то нет гарантии того, что вы его откроете, вспомните, что записывали. Программа же автоматически сообщит о необходимости совершения звонка. Причём напоминание может быть адресовано как лично вам, так и коллеге или подчинённому.

Результат работ, который вы также можете обозначить в программе, позволит вам отследить эффективность работы (как лично вашей, так и коллег). Причём вид результата вы можете задать самостоятельно, придумав формулировку. К примеру, для кого-то результатом может быть: «подписан договор», а для кого-то: «достигнуты договорённости о сотрудничестве».

Организация чёткого взаимодействия сотрудников собственной организации: не упускаем заказчиков.

Внутри строительной организации всегда идёт внутриведомственное взаимодействие, координицируется работа. Одни отделы зависимы от других, от результатов работы одних сотрудников зависит дальнейшая деятельность смежных служб. В этом случае очень важно, что благодаря программе сотрудники могут передавать планы работы друг другу. Это не значит, что каждый будет перекладывать ответственность с себя на коллегу. Напротив, будет разграничен круг полномочий и обязанностей. Например, специалисту СДО вовсе не обязательно лично заниматься организацией доставки актов КС-2, КС-3 заказчику. Это он может поручить секретарю. 

Напоминание о важных датах контрагентов (днях рождения, профессиональных событиях, семейных праздниках): сохраняем дружеские отношения.

Дни рождения ваших клиентов, профессиональные праздники – святое дело. Если вы их упускаете из виду, то делаете это зря. В программу можно внести необходимость напоминаний об абсолютно любых важных событиях заказчика, контрагента. Иногда бывает, что во время ведения переговоров с заказчиком, которые, как правило, всегда занимают много времени, заказчик резко встаёт и говорит: «Сегодня день рождения у жены, надо расходиться». Возьмите себе это на заметку. Пометьте в блокноте про эту дату, а приехав в офис, внесите её в программу, задав период напоминания. Конечно, быстрее и больше от того, что вы будете знать про памятную дату и поздравите с ней, заказчик не заплатит. Но, как говорится, «осадочек» (в хорошем смысле слова) останется. Это и есть улучшение взаимоотношений с контрагентами. Во всяком случае, это одна из граней.

ЧАСТЬ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Автоматическое напоминание о необходимости совершения тех или иных действий по документам (аннуляция, получение оригинала, продление срока действия): поддерживаем в порядке документооборот.

Важные действия (звонки, мероприятия, переписку) нужно совершать не только применительно к части взаимоотношений, но и к части документооборота. Важно координировать перемещение, хранение электронных и бумажных копий документов, получать уведомление об отсутствии документов на своих местах. Простая мобильная программа, которая подходит для вечно занятых строителей позволит, координировать весь документооборот предприятия. У вас будет возможность прикреплять электронные копии документов, внести запрет на редактирование смысловой части важных документов, работать с карточкой документа в режиме одного окна. Когда комплекс работает, то и человеческий фактор, и бюрократический прекрасно «дружат».

Контроль подготовки тендерной документации: готовим документы быстрее конкурентов и первыми выходим с предложением.

Действия, способствующие стабилизации и росту бизнеса, нужно делать чётко и быстро. Особенно, в условиях определённых финансово-экономических затруднений. И подготовка тендерной документации занимает не последнее место.

В данном случае очень важно, чтобы строительная компания понимала, до какой нижней границы стоимости оказания услуг, производства работ, поставки материалов она может опуститься. В условиях кризиса, как правило, строительные компании идут на любые проекты, условия, чтобы получить хоть какие-то деньги, сохранить бизнес.

В результате очень часто у строительной компании, неверно оценившей свои риски и затраты, деньги на реализацию проекта заканчиваются. Их нужно либо занимать у кредитных организаций (что долго и обычно невыполнимо). Либо же нужно брать часть денег с других объектов, что приводит к нарушению всего производственного процесса.

Перекидывание денег с объекта на объект в строительстве иногда случается. А в тяжёлые экономические времена это может привести к фатальным последствиям. Допустим, с одного объекта берутся ресурсы, начинают использоваться на другом объекте, чтобы его строительство не прекращалось. Но фактически это заимствование ни к чему рациональному не приводит, потому что любая, даже малейшая задержка в поступлении платежа от заказчика приводит к «эффекту домино».

При этом строителей, которые хватаются за любые проекты и готовы на любые риски, мы не рассматриваем. В данном случае мы говорим о добросовестной строительной компании, которая решила принять участие в тендере, не понимая, насколько вообще-то это для неё рентабельно.

Плановую рентабельность нужно считать быстро, и, если она удовлетворяет требованиям строительной компании, то так же быстро следует подготовить документы для участия в тендере. Именно для этой цели следует использовать специализированное программное обеспечение.

Программа «АЛТИУС – Управление строительством»

Определение целесообразности участия в тендере: взвешиваем «за» и «против» на реальных цифрах.

Продолжая рассуждение по поводу тендеров, скажем, что при подготовке тендерной документации нужно говорить вообще о перспективах участия в тендере. Грубо говоря, прежде чем начинать эту подготовку, нужно осознать: стоит ли вообще сейчас браться за те работы, на тех условиях, что предлагает заказчик. Сразу скажем, что программа «АЛТИУС – CRM и Документооборот» этого не подскажет. А, вот флагман продуктовой линейки управленческих систем компании «АЛТИУС СОФТ», программа «АЛТИУС – Управление строительством» справится с этим за секунды. Именно в ней можно проанализировать плановые показатели себестоимости, рентабельности, приняв решение об участии в тендере.

Работа пользователя в программах

Привязка к договорам

Если работа программы «АЛТИУС – CRM и Документооборот» осуществляется в тандеме с программой «АЛТИУС – Управление строительством», то возможна и привязка всех дел, планов, документов к объектам строительства. В результате, повторного ввода данных в программу не потребуется, так как информация по договорам и заказчикам будет автоматически транслироваться из единой базы данных.

Снова планы

Планы могут быть: «для себя» и для другого сотрудника. Если план не «для себя», а для сотрудника, но при этом сотрудник не внесёт результат, то вам придёт сообщение о том, что план не выполнен.

Можно увидеть планы на сегодня и отследить, какие планы есть в общем календаре, «раскидать» планы между другими сотрудники. Это удобно, так как не нужно звонить сотруднику лично, просить его о чём-то. По сути, вот такой органайзер, в котором планы можно отнести ещё и к срокам оплат и сдачи объектов.

Помимо планов на конкретное число, можно создать план с привязкой к событию. Например, к поступлению аванса. Когда это событие произойдёт (аванс будет фактически получен), тогда все ответственные сотрудники будут уведомлены об этом.

Здесь же стоит говорить и о контроле исполнения поручений, которых в строительстве немало (какие-то поручения проходят несколько инстанций). Можно раздать и контролировать планы в комплексе.

Документооборот

Возможность отследить, подписан ли договор, находится ли на согласовании, есть ли копия договора, тоже есть. Получается, что вы видите предмет разговора в той же программе. При этом система документооборота является встроенной: можно открывать, визировать, сканировать документы.

В классическом понимании CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) – это отдельная программа. Документооборот – тоже отдельное решение. Но в строительстве связь документов и контрагентов очень тесна. С документами работают, как правило, те же самые сотрудники, которые планируют общение с контрагентами. И обычно это общение ведётся по поводу документов: их получения, подписания, возврата и так далее. Поэтому, по опыту работы со строительными организациями, компания «АЛТИУС СОФТ» объединила части CRM и документооборот в одной программе. В результате из части CRM можно работать с документами, а из части документооборота ставить планы в CRM (с возможностью просмотра истории контактов).

Ваши преимущества

Контроль исполнительской дисциплины

Стоит заметить, что в восьмой версии программы «АЛТИУС – Управление строительством» наиболее тесно интегрирована связь с частью CRM и частью документооборота. Это было сделано с целью повышения контроля исполнительской дисциплины. В результате при работе с проектами и объектами руководитель или другой ответственный сотрудник может задавать в программе поручения подчинённым и контролировать их исполнение.

Конфиденциальность

При этом у вас есть возможность задать  разграничение прав доступа к базе данных клиентов. К примеру, с VIP-клиентами, бизнесообразующими заказчиками или организациями, с которыми отношения оформлены неофициально, могут работать не все сотрудники, а только особо доверенные лица.

Возможность пользоваться сразу

Внедрение программы «АЛТИУС – CRM и Документооборот» происходит быстро, а длительного обучения не требуется вовсе. Например, в компании «АЛТИУС СОФТ» все сотрудники работают в названной программе. Обучение происходит за один день. И по мере привыкания работа в программе доходит до автоматизма. 

Не упускайте заказчиков. Это важно в любой экономической ситуации. А в кризисной – особенно!

Авторы: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко, директор «Института методики управления» Елена Астапенко.